วิธีทำใบเสนอราคา (Quotation) ให้มีประสิทธิภาพ

วิธีทำใบเสนอราคามีความสำคัญอย่างมากในการดำเนินธุรกิจ เป็นขั้นตอนที่จะระบุแสดงรายละเอียดของสินค้าหรือบริการต่างๆ ลงในเอกสาร

ความสำคัญของวิธีทำใบเสนอราคา

ใบเสนอราคา (Quotation) เป็นเอกสารที่ใช้แสดงรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ผู้ขายต้องการขายให้กับผู้ซื้อ โดยมีการระบุราคา ระยะเวลา และเงื่อนไขต่างๆ ใบเสนอราคามีความสำคัญอย่างมากในการดำเนินธุรกิจ เพราะเป็นเอกสารที่สามารถสร้างความประทับใจและความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าได้ นอกจากนี้ ใบเสนอราคายังเป็นเอกสารที่สามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการเรียกร้องเงินหรือส่งมอบสินค้าได้
ดังนั้น การสร้างใบเสนอราคาที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นเรื่องที่ผู้ขายต้องให้ความสำคัญ โดยมีขั้นตอนและสิ่งที่ควรคำนึงถึงดังนี้

ขั้นตอนและสิ่งที่ควรคำนึงถึงการทำใบเสนอราคา

1. ศึกษาความต้องการของลูกค้าก่อนที่จะสร้างใบเสนอราคา ผู้ขายควรศึกษาความต้องการของลูกค้าให้ดี เพื่อให้สามารถนำเสนอสินค้าหรือบริการที่ตรงกับความต้องการและความสนใจของลูกค้าได้ นอกจากนี้ ผู้ขายยังควรศึกษาข้อมูลพื้นฐานของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล ฯลฯ เพื่อให้สามารถติดต่อและส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าได้

2. กำหนดรูปแบบและเนื้อหาของใบเสนอราคาใบเสนอราคาควรมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน และมีเนื้อหาที่ครบถ้วน ชัดเจน และถูกต้อง โดยมีส่วนประกอบหลักๆ ดังนี้

• หัวเอกสาร: ควรระบุชื่อเอกสารว่าเป็น “ใบเสนอราคา” และมีเลขที่เอกสาร วันที่ และเวลาที่ออกเอกสาร
• ข้อมูลผู้ขาย: ควรระบุชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย- ข้อมูลผู้ซื้อ: ควรระบุชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ของผู้ซื้อ
• รายการสินค้าหรือบริการ: ควรระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่นำเสนอ เช่น รหัส ชื่อ จำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วย และราคารวม
• ราคาสุทธิ: ควรระบุราคาสุทธิของสินค้าหรือบริการทั้งหมด โดยหักส่วนลด (ถ้ามี) และบวกภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
• ระยะเวลาและเงื่อนไข: ควรระบุระยะเวลาที่ใบเสนอราคามีผล และเงื่อนไขต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน การส่งมอบสินค้า การรับประกัน การคืนสินค้า ฯลฯ
• ลายเซ็นและตราประทับ: ควรมีลายเซ็นและตราประทับของผู้มีอำนาจออกใบเสนอราคา และชื่อตำแหน่งของผู้นั้น

3. ตรวจสอบและส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าเมื่อสร้างใบเสนอราคาเสร็จแล้ว ผู้ขายควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดหรือความเข้าใจผิดในเอกสาร และส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าโดยวิธีที่เหมาะสม เช่น ทางไปรษณีย์ ทางอีเมล หรือทางแอปพลิเคชัน โดยควรส่งให้ลูกค้าโดยเร็วที่สุด เพื่อเพิ่มโอกาสในการปิดการขาย

4. ติดตามผลและปรับปรุงใบเสนอราคาหลังจากส่งใบเสนอรา

รายละเอียดเพิ่มเติมวิธีทำใบเสนอราคา

• การทำใบเสนอราคาต้องระบุชื่อ ที่ตั้งบริษัทผู้ยื่นใบเสนอราคาอย่างจัดเจนและถูกต้อง
• ระบุราคาสินค้า จำนวนสินค้า หรือบริการอย่างชัดเจนในใบเสนอราคา
• กรณีบุคคลธรรมดา แนบสาเนาบัตรประจำตัวประชาชน
• กรณีร้านค้า แนบสำเนาใบทะเบียนพาณิชย์

ตัวอย่างวิธีทำใบเสนอราคาแบบต่างๆ พร้อมไฟล์

NOTE : ข้อมูลของ วิธีทำใบเสนอราคา เป็นเพียงตัวอย่างเบื้องต้นเพื่อเป็นแนวทางให้กับผู้ที่กำลังต้องการทำใบเสนอราคา ถ้ามีข้อผิดพลาดประการใดทางทีมงานของ Babform.com ต้องขออภัยด้วยนะครับ ทางทีมงานจะพยายามหาเนื้อหา เอกสาร และแบบฟอร์มต่างๆ ที่เป็นประโยชน์มาให้กับทุกท่านในเนื้อหาต่อๆไปครับผม