บันทึกข้อความเป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในหน่วยงานราชการเพื่อสื่อสารข้อมูล ความคืบหน้า หรือผลการดำเนินงานระหว่างหน่วยงานภายใน หรือกับบุคคลภายนอก รูปแบบการบันทึกข้อความที่ถูกต้องและเป็นมาตรฐาน จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ ข้อมูลชัดเจน ตรวจสอบได้ง่าย และเป็นประโยชน์ต่อการติดตามงาน
เลือกอ่านตามหัวข้อ
องค์ประกอบของบันทึกข้อความ
บันทึกข้อความของหน่วยงานราชการโดยทั่วไป ประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญดังนี้
- ส่วนหัว ประกอบด้วย
- คำว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ตัวหนาขนาด 29 พอยท์ อยู่ตรงกลางกระดาษ
- ตราครุฑ ขนาด 1.5 เซนติเมตร อยู่ห่างจากหัวกระดาษ 1.5 เซนติเมตร ชิดขอบซ้าย
- ส่วนสำคัญ ประกอบด้วย
- ชื่อหน่วยงาน พิมพ์ตัวหนาขนาด 16 พอยท์
- ที่ พิมพ์ตัวหนาขนาด 16 พอยท์
- วันที่ พิมพ์ตัวหนาขนาด 16 พอยท์
- เรื่อง พิมพ์ตัวหนาขนาด 16 พอยท์
- เนื้อหา
- เขียนเนื้อหาให้ชัดเจน กระชับ เข้าใจง่าย
- แบ่งเป็นหัวข้อย่อยหากเนื้อหายาว
- ใช้ภาษาที่สุภาพ เป็นทางการ
- อ้างอิงเอกสารหรือหลักฐานที่เกี่ยวข้อง
- ลงชื่อ
- ลงชื่อผู้บันทึก
- ระบุตำแหน่ง
- พิมพ์ชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ
- หมายเหตุ
- ระบุจำนวนเล่ม/ฉบับ
- ระบุหน่วยงานที่แจ้ง/ทราบ/ส่ง
- ระบุไฟล์แนบ (ถ้ามี)
วัตถุประสงค์ของบันทึกข้อความ
- เพื่อบันทึกข้อมูล เหตุการณ์ หรือข้อความที่ต้องการแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบภายในหน่วยงานราชการ
- เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการประกอบการทำงาน
- เพื่อใช้ติดตามผลงาน
- เพื่อใช้สื่อสารภายในหน่วยงาน
ประเภทของบันทึกข้อความ
- บันทึกเสนอความคิดเห็น ใช้เสนอความคิดเห็น แนวทาง ปัญหา หรือข้อเสนอแนะต่อผู้บังคับบัญชา
- บันทึกรายงาน ใช้รายงานผลการปฏิบัติงาน เหตุการณ์ หรือข้อมูลข่าวสาร
- บันทึกสั่งการ ใช้สั่งการผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงาน
- บันทึกประสานงาน ใช้ประสานงานงานราชการระหว่างหน่วยงาน
ตัวอย่างการใช้บันทึกข้อความ
- เสนอความคิดเห็นต่อนโยบายหรือแนวทางการปฏิบัติงาน
- รายงานผลการดำเนินงานโครงการ
- สั่งการให้ดำเนินการตรวจสอบข้อเท็จจริง
- ประสานงานการจัดประชุม
- แจ้งผลการประชุม
- เสนอขอเบิกงบประมาณ
- รายงานปัญหาอุปสรรคในการปฏิบัติงาน
ตัวอย่างรูปแบบบันทึกข้อความ
บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ: สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน
ที่: กรุงเทพมหานคร
วันที่: 14 เมษายน 2567
เรื่อง: แจ้งความคืบหน้าการดำเนินงานโครงการพัฒนาระบบบริหารจัดการข้อมูลการศึกษา
เรียน: เลขาธิการคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน
ตามที่ สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน มอบหมายให้สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานดำเนินการโครงการพัฒนาระบบบริหารจัดการข้อมูลการศึกษา นั้นบัดนี้ สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานได้ดำเนินการตามแผนงานดังต่อไปนี้
- จัดตั้งคณะกรรมการดำเนินงานโครงการ
- กำหนดเป้าหมายและขอบเขตของโครงการ
- วิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้งาน
- ออกแบบและพัฒนาระบบ
- ทดสอบระบบ
- ฝึกอบรมผู้ใช้งาน
- ติดตามและประเมินผล
ผลการดำเนินงาน
- คณะกรรมการดำเนินงานโครงการได้จัดตั้งและมีการประชุมเป็นประจำ
- กำหนดเป้าหมายและขอบเขตของโครงการแล้วเสร็จ
- วิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้งานแล้วเสร็จ
- ออกแบบและพัฒนาระบบเสร็จสิ้นร้อยละ 80
- ทดสอบระบบเบื้องต้นเสร็จสิ้น
แผนงานต่อไป
- ดำเนินการทดสอบระบบอย่างละเอียด
- ฝึกอบรมผู้ใช้งาน
- นำระบบเข้าใช้งานจริง
- ติดตามและประเมินผล
จึงเรียนมาเพื่อทราบ
ขอแสดงความนับถือ
(ลงชื่อ)
(นายสมชาย สมใจดี)
ผู้อำนวยการสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน
ดาวน์โหลดบันทึกข้อความ WORD(DOC)
ดาวน์โหลดบันทึกข้อความ PDF
ข้อควรระวังในการเขียนบันทึกข้อความ
- ใช้วิธีการเขียนที่ถูกต้องตามหลักราชการ
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนส่ง
- ลงชื่อผู้เขียน ระบุวันที่เขียน และหน่วยงานที่ส่งให้ชัดเจน
- เก็บสำเนาบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน
ประโยชน์ของการใช้บันทึกข้อความ
- เป็นหลักฐาน: บันทึกข้อความสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการทำงาน
- ติดตามงาน: บันทึกข้อความสามารถใช้ติดตามความคืบหน้าของงาน
- สื่อสาร: บันทึกข้อความเป็นช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในหน่วยงานราชการ
เพิ่มเติมเกี่ยวกับบันทึกข้อความ
- นอกจากบันทึกข้อความแล้ว หน่วยงานราชการยังมีเอกสารประเภทอื่นๆ ที่ใช้สำหรับการสื่อสารภายในหน่วยงาน เช่น หนังสือราชการ หนังสือภายใน หนังสือภายนอก ฯลฯ
- หน่วยงานราชการบางแห่งอาจมีระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
หมายเหตุ
- รูปแบบการเขียนบันทึกข้อความอาจแตกต่างกันไปบ้างขึ้นอยู่กับระเบียบของแต่ละหน่วยงาน
- ควรตรวจสอบกับหน่วยงานต้นสังกัดก่อนเพื่อทราบรูปแบบที่ถูกต้อง
เนื้อหาในบทความนี้เป็นเพียงข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับบันทึกข้อความของหน่วยงานราชการ ผู้ใช้งานควรศึกษาเพิ่มเติมจากระเบียบและคู่มือที่เกี่ยวข้อง